7 Maiores Erros ao Usar o notion Para Organizar Sua Empresa (e Como Evitar Todos Eles)

O Notion se tornou uma das ferramentas queridinhas do momento para organização e gestão de equipes.
Mas, por mais versátil e intuitivo que ele pareça, muitas empresas cometem erros comuns que acabam sabotando o próprio desempenho.

Se você está sentindo que o Notion está bagunçado, lento ou pouco funcional no seu time, talvez esteja cometendo um (ou mais) desses deslizes.

Hoje eu vou te mostrar os 7 maiores erros ao usar o Notion para organizar sua empresa — e claro, como evitar cada um deles com soluções simples e eficazes. 🚀

1. Criar Muitos Templates Soltos e Sem Padronização

Um erro super comum é sair criando várias páginas ou templates para cada setor ou projeto, sem seguir um padrão de organização visual e funcional.

Problemas que isso gera:

Confusão para novos membros
Layouts conflitantes
Baixa usabilidade em equipe

🎯 Como evitar:
Crie um hub centralizado com a identidade visual da marca. Use cores, ícones e nomenclaturas padronizadas para facilitar a navegação.

2. Não Definir Responsáveis e Prazos nas Tarefas

O Notion é uma excelente ferramenta de planejamento e execução, mas ele não vai funcionar sozinho.
Se as tarefas estão lá, mas sem donos ou prazos definidos, nada sai do papel.

📌 Erro clássico: usar o Notion como um “bloco de ideias” e não como sistema de produtividade.

✅ Como corrigir:

Use bancos de dados com campos de responsável e deadline.
Ative lembretes e automações para avisos importantes.

3. Ignorar o Modo de Visualização Mais Eficiente

Muita gente usa só a visualização em lista ou tabela, sem explorar as possibilidades como calendário, galeria, cronograma ou board Kanban.

Isso limita a experiência e dificulta a gestão de projetos mais visuais.

🛠️ Solução:
Explore os modos e entenda qual se encaixa melhor para cada equipe ou demanda.
Exemplo: marketing pode preferir board visual; financeiro, tabelas precisas.

4. Não Conectar as Páginas Entre Si (Links e Relacionamentos)

Sem relacionamento entre as páginas ou blocos, o Notion vira um labirinto.

Exemplo: você tem um banco de dados de clientes, outro de propostas, outro de reuniões — mas nenhum se conecta.

🔗 Como evitar:
Use o recurso de “Relation” e “Rollup” para conectar bancos de dados.
Crie páginas-mãe e subpáginas bem organizadas.

5. Falta de Treinamento da Equipe

Outro erro grave é achar que todo mundo já “sabe usar Notion”.

🧩 Resultado:

Bagunça na base
Tarefas duplicadas
Falta de atualização

📈 Como evitar:

Faça um mini treinamento (ou vídeo tutorial interno)
Crie um manual de boas práticas
Defina “guardas de conteúdo” por área

6. Uso Excessivo de Blocos Decorativos

Colocar GIFs, emojis e mil divisórias pode até parecer fofo — mas não é funcional no ambiente de negócios.

🚫 O que isso gera:

Poluição visual
Lentidão no carregamento
Distrações desnecessárias

✅ Mantenha o equilíbrio: o design precisa ajudar, não atrapalhar a performance.

7. Não Revisar e Atualizar os Dados com Frequência

Um dos maiores erros é deixar o Notion “parado no tempo”.
Sem revisão constante, ele perde a função de “cérebro vivo” da empresa.

📆 Como resolver:

Defina dias da semana para revisão de projetos
Crie uma página de “resumo da semana” ou “painel diário”
Envolva toda a equipe no processo de atualização

O Notion é Poderoso — Mas Só se Usado com Estratégia

O Notion é como um caderno em branco: ele pode se tornar sua melhor ferramenta de produtividade — ou um caos digital.

Evitar esses 7 erros e aplicar boas práticas é o que vai transformar seu workspace num verdadeiro centro de eficiência, criatividade e organização.